Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Từ Chia Sẻ Của DânTrong Nghề

Xin chào các bạn, gần đây mình nhận thấy có rất bạn trẻ đặc biết là sinh viên sắp ra trường đang quan tâm tới các khóa học hành chính nhân sự. Mình viết bài này có đôi lời chia sẻ với các bạn với tư cách là người đang làm về hành chính nhân sự và cũng đã từng băn khoăn như các bạn trong việc lựa chọn các khóa học ngắn hạn cũng như trung tâm đào tạo nào phù hợp nhất.

Có thể nói hành chính nhân sự là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Để làm được việc hay thành công trong lĩnh vực này đòi hỏi người làm công tác chuyên môn phải không ngừng hoàn thiện bản thân về kiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng làm việc. Vì vậy mà việc tham gia các khóa đào tạo hành chính nhân sự càng trở nên cấp thiết và quan trọng hơn bao giờ hết.

Dưới đây là một số nôi dung trong quá trình tham gia khóa học hành chính nhân sự mà các bạn được học như:
– Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính như soạn thảo công văn, tờ trình, quyết định, giấy ủy quyền, biên bản họp….
– Công tác quản lý và tuyển dụng đào tạo nhân sự bao gồm các nội dung: xây dựng bảng mô tả công việc, lập kế hoạch tuyển dụng, lựa chọn và lên lịch phỏng vấn ứng viên, xác định nhu cầu đào tạo, cách thức đào tạo……
– Tìm hiểu chính sách về lao động, việc làm và tiền lương như: quy định pháp luật hiện hành về lao động- việc làm; hình thức trả lương trong doanh nghiệp, xây dựng quy chế trả lương thưởng, lập bảng lương, tính toán tiền lương….
– Các chế độ về phúc lợi người lao động như Bảo hiểm xã hội, chế độ liên quan đến người lạo động như hưu trí, tử tuất; quy định liên quan đến bảo hiểm xã hội cho người lao động, cách thức khai báo và nộp hồ sơ BHXH, nghiệp vụ báo tăng giảm tham gia BHXH, mức đóng BHXH….Nghiệp vụ thanh toán ốm đau, thai sản,…..Các nghiệp vụ liên quan đến thuế TNCN,….

Từ những kiến thức mà các bạn được học ở trên có thể dễ dàng ứng tuyển vào các vị trí tại phòng hành chính nhân sự tại các công ty, doanh nghiệp. Minh xin liệt kê một số công việc mà các bạn có thể làm được như:
– Sắp xếp, bàn giao và quản lý quy trình công việc cho toàn bộ nhân viên văn phòng.
– Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn lực nhân sự.
– Phỏng vấn, tiếp nhận hồ sơ và quản lý toàn bộ hồ sơ nhân viên trong tổ chức, công ty.
– Quản lý các quy trình và thủ tục, giấy tờ của công ty.
– Sắp xếp, lưu trữ và thường xuyên kiểm tra thực hiện các quy trình làm việc của nhân viên, kiểm tra
– Trình bày thành thạo và rõ ràng các giấy tờ hành chính văn bản.
– Sắp xếp, quản lý thời gian họp, lưu ý ghi chép cẩn thận các ý kiến và chỉ thị của ban giám đốc tại các cuộc họp.
– Động viên và khích lệ tinh thần nhân viên.
– Xây dựng quy chế lương thưởng và chế độ bảo hiểm, quy định, quy chế của công ty và quản lý việc thực hiện chúng.

Từ những mảng việc trên thì đối với một số doanh nghiệp lớn, bộ phận nhân sự sẽ chia nhỏ ra các vị trí để đảm nhiêm các công việc cụ thể.

Một số vị trí công việc khi làm hành chính nhân sư 

Dưới đây là những vị trí tiêu biểu trong ngành nhân sự, tuỳ vào từng công ty mà tên gọi có thể thay đổi khác nhau:

1. Nhân viên Quản trị Hành chính – Nhân sự (HR Admin)

Nhân viên Hành chính – Nhân sự được xem là “quản gia” của công ty. Họ sẽ chịu trách nhiệm về tất tần tật những giấy tờ, thủ tục, hồ sơ liên quan đến nhân viên, tài sản của công ty. Gồm những công việc sau:
• Thực hiện tất cả công việc liên quan đến hành chính nhân sự (văn phòng phẩm, sắp xếp lịch họp, cuộc hẹn, trực điện thoại…);
• Chịu trách nhiệm về hồ sơ nhân viên, định biên nhân sự;
• Thực hiện chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn, chuyển ngay cho các bộ phận có liên quan;
• Quản lí các mẫu giấy tờ, thủ tục như hợp đồng lao động, thay đổi hợp đồng lao động, bằng khen, thư từ , nhận việc/nghỉ việc,..
• Quản lí tài sản công nằm phúc lợi cung cấp cho nhân viên như xe cộ, bất động sản, vouchers,…;
• Mua sắm, báo cáo kiểm kê văn phòng phẩm công ty;
• Hỗ trợ tổ chức du lịch, các sự kiện trong công ty;
• Làm bảng tên, thẻ nhân viên;
• Theo dõi nội quy, nề nếp, văn hóa công ty;
• Phối hợp vố các bộ phận khác để đảm bảo hoạt động của công ty.

2. Chuyên viên tuyển dụng (HR recruitment)

Công việc của Chuyên viên tuyển dụng như một thanh nam châm “hút” tất cả người tài về cho công ty. Vì thế, họ cũng khá áp lực khi phải chọn đúng người và phù hợp với nhu cầu nhân sự. Chuyên viên tuyển dụng được xem như là chuyên gia “săn đầu người”, họ sẽ là những người đảm bảo nhu cầu và chất lượng nhân sự cho công ty
Công việc cụ thể cần làm
• Sàng lọc CV/Résumé và lưu trữ hồ sơ của ứng viên;
• Sắp xếp lịch phỏng vấn cho ứng viên;
• Thực hiện sơ tuyển ứng viên qua điện thoại hoặc trực tiếp;
• Điều phối các cuộc phỏng vấn với các nhà quản lý tuyển dụng;
• Kiểm tra đánh giá năng lực của ứng viên;
• Tổ chức các sự kiện nhằm thu hút nhân sự;
• Xây dựng mạng lưới ứng viên sáng giá phục vụ nhu cầu tuyển dụng;
• Soạn văn bản, các loại thư từ: thư xác nhận, thư từ chối, báo cáo tuyển dụng;
• Cung cấp thông tin về chính sách, quyền lợi ,nghĩa vụ cho nhân viên mới.

3. Chuyên viên C&B

Trong các mảng về ngành nhân sự, Chuyên viên C&B là một trong những mảng quan trọng và được coi là người nắm cán cân thu nhập của mọi nhân viên trong công ty. Chính sách – Tiền lương là một trong những mảng quan trọng của Nhân Sự. Ngoài việc nắm cán cân thu nhập, Chuyên viên C&B còn đảm nhiệm các chính sách phúc lợi của nhân viên.

Chuyên viên C&B là người sẽ chịu trách nhiệm các vấn đề về chế độ lương, thưởng, đãi ngộ, chính sách phúc lợi, thủ tục pháp lí, lịch làm việc của nhân viên…

Công việc cụ thể cần làm
• Thực hiện công tác chấm công, quản lí việc nghỉ phép năm, vắng trễ, nghỉ việc…;
• Xây dựng thang bảng lương theo vị trí công việc và năng lực;
• Thực hiện công tác tính lương và phát lương;
• Xây dựng chính sách phúc lợi, đãi ngộ, khen thưởng, kỉ luật;
• Xử lí những tranh chấp phát sinh trong quan hệ lao động;
• Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên;
• Xây dựng hệ thống đánh giá vị trí công việc, cấp bậc;
• Quản lí hợp đồng lao động và hồ sơ nhân viên;
• Thực hiện các nghiệp vụ về Bảo hiểm xã hội, y tế…

Để trở thành một nhân viên hành chính nhân sự tốt thì người làm công tác chuyên môn này cần có một số kỹ năng sau nhằm đáp ứng công việc:Nghề làm dâu trăm họ đòi hỏi nhân viên nhân sự cần có nhiều kỹ năng hỗ trợ giải quyết công việc

Những kỹ năng cần có ngoài nghiệp vụ khi tham gia khóa học hành chính nhân sự 

1. Kỹ năng giao tiếp tốt

Khi nói đến nghề hành chính nhân sự hay nhân viên nhân sự tổng hợp không thể bỏ qua kỹ năng giao tiếp, đây là một kỹ năng mềm vô cùng quan trọng. Nghề nhân sự liên quan đến con người, giao tiếp và làm việc giữa người với người trong một tập thể. Với vai trò là nhân viên hành chính nhân sự trong một công ty, bạn phải thật khéo kéo trong cách ứng xử cũng như giao tiếp để làm sao đôi bên cùng cảm thấy hài lòng.

2. Bảo mật thông tin

Là người được chủ lao động tín nhiệm và tin tưởng, chia sẻ các thông tin bí mật liên quan đến công ty cũng như các thông tin về mức lương của từng nhân viên. Đạo đức của một người làm hành chính nhân sự không cho phép họ chia sẻ hoặc tiết lộ thông tin cho bất kỳ nhân viên nào trong công ty, tránh tình trạng đố kỵ, ganh tị nơi công sở.

3. Kỹ năng giải quyết các xung đột

Trong một môi trường làm việc lớn thì những xung đột, cãi vã là điều không thể tránh khỏi. Đây cũng là cơ hội để những người làm hành chính nhân sự thể hiện rõ vai trò của mình trong việc dàn xếp, giải quyết các xung đột nơi công sở.

Để giải quyết các xung đột nơi công sở không hề đơn giản, đòi hỏi bên hành chính phải thu thập các thông tin, xác định nguyên nhân và tìm cách cởi nút các vấn đề, thương lượng làm sao để cả 2 bên xung đột đều cảm thấy hài lòng và được tôn trọng

4. Kỹ năng tổ chức

Công việc của nhân viên hành chính nhân sự liên quan đến việc xử lý giấy tờ, văn bản, bao gồm quản lý các công văn giấy tờ, hợp đồng, hồ sơ người lao động… Chưa hết, các điều khoản, quy định và luật lao động liên tục thay đổi… Tất cả đòi hỏi một nhân viên hành chính phải có kỹ năng tổ chức và quản lý các giấy tờ một cách hợp lý và khoa học

Trên đây là tổng hợp những kiến thức và kỹ năng cần có để trở thành một nhân viên hành chính nhân sự chuyên nghiệp. Tuy nhiên trên thực tế để làm được điều đó thì cũng gặp không ít khó khăn. Đôi khi, mình tìm hiểu thực tế có những người do muốn thay đổi nghề nghiệp đi theo học các khóa đào tạo ngắn hạn này lại bị bỏ dở chừng vì không muốn học nữa hoặc là học cũng không hiểu gì cả. Có người thì do mơ tưởng học ngành này để làm lương cao nhưng trên thực tế khi đi làm lại không được như mình mong muốn. Hoặc có đôi khi lại bắt nguồn từ chính bản thân do kỹ năng của mình không tốt, không biết cách viết một CV hoàn chỉnh để ăn điểm trong mắt nhà tuyển dụng….nên không xin được việc.

Mình thấy rằng học ở đâu không quan trọng, trung tâm nào không quan trọng quan trọng là ở bản thân của các bạn. Có đôi khi chỉ là sự học hỏi qua người thân quen hướng dẫn, họ đã sẵn kinh nghiệm truyển lại cho bạn. Chỉ có điều cách học này tính hiệu quả cũng tương đối nhưng lại không được bài bản . Có bạn lại chọn cho mình những trung tâm uy tín, đào tạo ngắn hạn vừa có kiến thức lại vừa đươc truyền đạt kinh nghiệm thực tế. Nội dung đào tạo được xây dựng theo hệ thống, bài bản giúp cho các bạn sẽ có cái nhìn từ cơ bản đến chuyên sâu. Và mình nghĩ thực sự là rất cần thiết đối với những người mới vào nghề hay những người muốn chuyển đổi nghề nghiệp thì nên theo học tại những trung tâm như thế này.

Và mình trước đây để có được như ngày hôm nay cũng đã từng theo học một khóa học hành chính nhân sự tại Đà Nẵng ngày đó mình học trong đó nên sau khi ra trường có tham gia một khóa ngắn hạn. Sau này thì chuyển công tác ra ngoài Hà Nội. Mình thấy thực sự bây giờ các trung tâm uy tín rất nhiều quan trọng là các bạn tìm đúng địa chỉ và chọn đúng trung tâm. Ngoài Hà Nội mình thấy đứa e đang theo học tại đây và khen trung tâm đào tạo nghiệp vụ Vinatrain rất có uy tín và chất lượng. Các bạn có thể tham khảo địa chỉ này.

Thay cho lời kết bài, mình mong muốn các bạn dù theo nghề nào cũng cần tìm hiểu kỹ trước khi quyết định. Chính các bạn là người lựa chọn con đường đi dành nghề nghiệp mà mình theo đuổi. Dù bằng cách nào hay theo cách nào các bạn hãy cứ tập trung học tập và lựa chọn cho mình cách thức ngắn nhất để đạt tới thành công.

Cảm ơn tác giả đã gửi bài viết giá trị này cho ban biên tập tổng hợp và đăng tin gửi tới bạn đọc.

Chúc các bạn may mắn trên con đường mình lựa chọn.

Nguồn: Thanh Hà ([email protected])