Công Việc Hành Chính Nhân Sự Làm Gì, Nhật Ký Làm Việc Đầy Đủ

Công Việc Hành Chính Nhân Sự Làm Gì, Nhật Ký Làm Việc Đầy Đủ
5 (100%) 1 vote

Chưa nhiều người hiểu rõ về nghề hành chính nhân sự nên nhiều người vẫn nghĩ đây là công việc không cần nhiều chất xám, hoặc  quá nhàn không có gì nổi bật. Nếu bạn muốn làm hành chính nhân sự, cần theo nghề này hãy cũng chúng tôi phân tích công việc của nhân viên hành chính nhân sự phải làm những gì và 1 ngày làm việc của họ ra sao.

Xuất phát từ câu hỏi của bạn Phan Thị Tường Tâm- Trà Vinh hỏi: “em định theo nghề hành chính nhân sự nhưng chưa biết công việc của nhân viên hành chính nhân sự cần làm những gì, mong admin tư vấn giúp em?’

Cảm ơn câu hỏi của Trường Trâm, đây là chủ đề gần đây khá nhiều bạn quan tâm, Admin phát hiện ra rằng có rất nhiều bạn đang “hiểu lầm” về công việc này. Vậy làm hành chính nhân sự là làm gì bạn đọc quan tâm cùng dành 5 phút theo dõi bài viết tại đây nhé.

Các cuộc phỏng vấn chuyên viên nhân sự có yêu cầu nghiệp vụ rất cao ng thường có yêu cầu nghiệp vụ rất cao

Các cuộc phỏng vấn chuyên viên nhân sự có yêu cầu nghiệp vụ rất cao

Khái niệm về nghề hành chính nhân sự

Hành chính nhân sự là một vị trí quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp. Bạn có thể thấy rất nhiều thông tin tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự trên các trang tin tuyển dụng đều có mô tả công việc chi tiết.

Hành chính nhân sự là gồm hai nhiệm vụ giữa “Hành chính” và “Nhân sự”. Tùy từng công ty mà công việc của nhân viên hành chính nhân sự có thể làm hết tất cả mọi việc hoặc kiêm nhiệm từng vai trò khác nhau.

Để bạn Trâm cùng độc giả hiểu rõ hơn tôi có ví dụ mô tả 2 vị trí tuyển dụng nhân viên hành chính và nhân viên nhân sự như sau:

Tuyển dụng vị trí hành chính: Mô tả công việc

• Công tác Hành Chính

– Hỗ trợ công tác lễ tân:

– Quản lý tình hình vệ sinh của công ty.

– Quản lý, theo dõi, thực hiện nhận và chuyển bưu phẩm cho các phòng/ban;

– Tiếp khách, đoàn đến văn phòng.

– Theo dõi nội quy nề nếp, văn hóa công ty.

– Tổng hợp, bao quát các công việc hành chính văn phòng.

– Set up phòng họp, hội nghị.

– Lập lịch họp, thông báo với các phòng ban thời gian địa điểm họp và làm thư ký cuộc họp.

– Quản lý, lưu trữ con dấu.

– Rà soát lại hợp đồng của các phòng ban khác trước khi đóng dấu.

• Quản lý chi phí:

– Theo dõi và thanh toán và xử lý các chi phí ở VP cũng như ở dưới nhà máy như: điện, nước, thuê nhà, điện thoại, internet, truyền hình, gửi xe, nước uống, chi phí văn phòng, thuê văn phòng, phí tiện ích…

– Thanh toán các khoản phát sinh theo yêu cầu của lãnh đạo.

– Tổng hợp, kiểm soát chi phí hành chính.

– Theo dõi hành trình của xe. điều phối, tính toán chi phí xăng dầu xe ô tô.

– Những công việc khác được giao từ cấp trên.

Như vậy đối với công việc chuyên viên hành chính bạn cần có các kỹ năng tin học văn phòng ,quản lý thời gian và khả năng bao quát vấn đề. Có thể nói chuyên viên hành chính là bô mặt của doanh nghiệp khi đối tác nhìn vào. Hành chính là đối ngoại tức là các công tác tổ chức, xắp xếp làm sao để công ty hoạt động có nề nếp, văn hóa để ổn định trong tổ chức.

Mức lương chuyên viên hành chính áp dụng trong khoảng từ: 7.000.000 VNĐ -12.000.000 VNĐ

Nhân viên hành chính phải là người rất cẩn thận và tỉ mỉ

Nhân viên hành chính phải là người rất cẩn thận

Mô tả về công việc của chuyên viên tuyển dụng nhân sự phải làm trong các doanh nghiệp.

Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền. Phải lưu trữ các dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty
– Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản…
– Theo dõi, lập các nội quy nề nếp, văn hóa công ty
– Lập và theo dõi chế độ đãi ngộ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên
– In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban
– Tính lương, BHXH, thưởng hàng năm và trình lên ban lãnh đạo duyệt
– Chi trả lương cho nhân viên cùng bộ phận kế toán
– Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị.. cần thiết cho các cuộc họp của công ty

Về cơ bản để làm được vị trí nhân sự bạn cần phải có các kỹ năng về: Tin học văn phòng, các nghiệp vụ liên quan tới tuyển dụng, đào tạo, quan hệ lao động các công việc cần làm liên quan tới lương, bảo hiểm, tiêu chí đánh giá lương thưởng và chế đọ phúc lợi. Đối với yêu cầu nghiệp vụ lương thường của của vị trí chuyên viên.

Lương vị trí nhân sự sẽ cao hơn vị trí hành chính do yêu cầu công việc của họ cần đảm nhiệm nhiều việc hơn. trong lộ trình sự nghiệp hành chính nhân sự của mình ai cũng có định hướng làm từ hành chính lên – nhân sự – các vị trí leader – trưởng phòng – giám đốc nhân sự.

Lương nhân sự cao hơn các vị trí hành chính từ 3.000.000 tr – 5.000.000tr tùy vào vị trí vá các chức danh phụ trách.

Một ngày làm việc của nhân viên hành chính nhân sự tại công ty Cổ Phần Tiên Phong diễn ra như sau:

  • Vị trí chuyên viên hành chính: 8h có mặt tại văn phòng, thực hiện check mail và công văn đến đi trong ngày làm việc trước chưa được xử lý.
  • Tiến hành giám sát việc theo vệ sinh dọn dẹp tại văn phòng
  • Kiểm tra tình hình đi làm muộn của nhân viên trong công ty.
  • Thực hiện các nghiệp vụ liên quan tới tổ chức trong doanh nghiệp.: Nếu công ty hội nghị sự kiện: sẽ tiến hành hỏi các nhà cung cấp vật dụng dùng cho sự kiện, lên kế hoạch tổ chức.
  • Nếu công ty có cuộc họp sẽ thông báo với cán bộ phòng ban có kế hoạch tập trung đúng giờ.
  • Theo dõi cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng ban đã hết.
    Các đồ dùng tiêu hao khác như: giấy vệ sinh, nước uông, hoa, quả nếu có.
  • Ngoài những việc trên bộ phận hành chính trực tiếp giám sát va soạn thảo các mẫu văn bản,quy định do công ty yêu cầu.
  • Thực hiện những nghiệp vụ khác được cấp trên bàn giao.
  • Đối với nhan viên nhân sự sẽ có sự khác biệt chút theo các vị trí: tuyển dụng, đào tạo, tiền lương, bảo hiểm
Cơ cấu phòng nhân sự tại một công ty thời trang ( Nguồn: Công Ty Nam Phước)

Cơ cấu phòng nhân sự tại một công ty thời trang ( Nguồn: Công Ty Nam Phước)

Làm hành chính nhân sự có bận không?

Đây là câu hỏi nhiều người quan tâm khi chuyển nghề vì hầu hết làm nhân sự đều là phụ nữ muốn giành thời gian cho gia đình vì thế họ cần một công việc giờ hành chính.

Trả lời: Nghề nào cũng có viêc bận tuy nhiên nếu đánh giá vị trí: sale, kế toán, xuất nhập khẩu, thiết kế, biên tập…. thì vị trí hành chính nhân sự được đánh giá là có thời gian cho gia đình nhiều hơn các nghành nghề khác thời gian OT đảm bảo tiến độ công việc không nhiều do bản chất nhân sự là giải quyết sự vụ trong nội bộ tổ chức.

Vì vậy, nếu bạn là mẫu người hướng nội hãy chọn nghề này.

Chị Huyền nhân viên nhân sự tổng hợp tại công ty Cổ Phần Hải Phát chia sẻ: “Trước mình là kế toán tổng hợp, công việc áp lực đi muộn nhiều không có thời gian cho con cái. Sau khi tìm hiểu thì quyết định chuyển qua làm nhân sự vì thu nhập ổn như nghề kế toán và không quá áp lực như công việc trước. Từ khi làm nhân sự mình nền tính hơn và cũng được mọi người yêu quý hơn, thay đổi rất nhiều. Đây thực sự là công việc thú vị các bạn nên thử.”

Nghề nào cũng bận nhưng làm hành chính nhân sự được cho là nhàn hơn các nghề khác

Nghề nào cũng bận nhưng làm hành chính nhân sự được cho là nhàn hơn các nghề khác

Người mới bắt đầu làm hành chính nhân sự cần học những gì?

Có rất nhiều bài viết lộ trình học hành chính nhân sự cần những gì. Bạn cần định hướng rõ công việc mình sẽ làm thực ra có nhiều công ty nhận tuyển nhân sự mới chưa có kinh nghiệm vào đào tạo. Bạn cần học những kiến thức cơ bản tác giả sẽ cập nhật tại đây bạn tham khảo:

Nghiệp vụ hành chính văn phòng 
– Kỹ năng kiểm tra công việc văn phòng:
+ Nguyên tắc của việc kiểm tra
+ Hình thức hỗ trợ kiểm tra
+ Biện pháp xử lý sau kiểm tra
– Xây dựng và thực hiện 5S:
+ Biểu hiện và hậu quả của sự quản lý yếu kém
+ Lợi ích từ việc thực hiện 5S
– Quản trị thông tin, quản lý cơ sở vật chất của văn phòng:
+ Xây dựng hệ thống thông tin nội bộ
– Kỹ năng quản lý thời gian, phân tích cách thức sử dụng thời gian.

2. Xử lý công văn & lưu trữ hồ sơ
– Tầm quan trọng của việc quản lý tài liệu, hồ sơ
– Nguyên tắc, yêu cầu của việc quản lý tài liệu, hồ sơ
– Phân loại, sắp xếp, lưu trữ tài liệu, hồ sơ
– Hệ thống, phương tiện lưu trữ
– Quy trình quản lý hồ sơ:

3. Tổ chức hội nghị & tiếp khách
– Lễ tân ngoại giao
– Tổ chức tiệc hội nghị, tiệc chiêu đãi, thực đơn, cách bày bàn theo phong cách Á/Âu, sắp xếp chỗ ngồi, đón tiếp khách nước ngoài, phong cách ăn/uống đứng cách khi đi dự tiệc…
– Nghệ thuật dẫn chương trình

Nghiệp vụ nhân sự trong doanh nghiệp

4. Luật doanh nghiệp – Luật lao động
– Chủ thể kinh doanh
– Hợp đồng kinh tế
– Phá sản doanh nghiệp
– Thủ tục và cơ quan giải quyết các tranh chấp kinh tế
– Hợp đồng lao động
– Kỷ luật lao động, giải quyết tranh chấp lao động

Khóa học hành chính nhấn sự chuyen nghiệp tại trung tâm ( HR-Tool)

Khóa học hành chính nhấn sự chuyen nghiệp tại trung tâm ( HR-Tool)

5. Quản trị nhân sự: Hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, tuyển dụng & lựa chọn, đào tạo & phát triển, đánh giá lao động, trả công lao động.

6. Tuyển dụng đào tạo,phỏng vấn và tuyển mộ nhân sự: Phân tích công việc, tìm nguồn tuyển mộ, sàng lọc, phỏng vấn & tuyển chọn, thông báo tuyển dụng, định hướng & theo dõi.

7. Bảo hiểm: Các quy trình khai báo bảo hiểm: khai báo tăng, giảm chế độ bảo hiểm cho người lao động:thai sản, ốm đau, tư tuất, bệnh nghề nghiệp, hưu trí. Những nghiệp vụ xoay quanh lương thưởng.

7. Hệ thống tiền lương
– Vai trò định mức lao động trong tiền lương
– Các hình thức trả lương
– Xây dựng hệ thống lương theo công việc
– Theo dõi kết quả lao động & đề bạt, khen thưởng,…

Ngoài những kiến thức nghiệp vụ này bạn cần bổ sung thêm những kỹ năng mền khác cần thiết trong công việc.

Thông qua bài viết, hy vọng bạn Trâm và mọi người đã có góc nhìn đúng đắn hơn về công việc của nhân viên hành chính nhân sự là làm gì. Đây là một ngành nghề đang dần hot lên trong nhiều năm gần đây bởi tính ứng dụng cao nên các bạn có thể cân nhắc về việc lựa chọn cơ sở đào tạo uy tín nếu không tự học được. Các khóa học hành chính nhân sự là cách nhanh nhất giúp bạn sớm trở thanh ngươi làm nhân sự chuyên nghiệp.

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này !

Nguồn: Thanh Lam-Tổng hợp và Biên Tập

Tham gia bình luận